איך עלי לנהל הוצאות ופקדונות עבור לקוחות בעבודתי כעו"ד?

לא ברור לי האופן בו עלי לנהל הוצאות עבור הלקוח (למשל עבור אגרות) והוצאות שהוצאתי מכיסי האישי (למשל עבור נסיעות) וכן פקדונות עבור הלקוח (למשל כספים שהועברו אלי עבור הלקוח).

יש לי פנקס "חשבונית מס/קבלה", שמחולק לפי "שכ"ט", "הוצאות", "פקדון", "שונות" – כשלכל אחד מהם יש טור "ללא מע"מ ו"עם מע"מ". כמו-כן, יש לי חוברת "תקבולים ותשלומים", שבה אני רושם הכנסות משכ"ט והוצאות של המשרד.

כעת שתי סיטואציות:

א. לקוח נותן לי כסף על מנת לשלם אגרת בימ"ש

ב. לקוח נותן לי כסף עבור הוצאות שלי, שהוצאתי מכיסי, כגון נסיעה לביהמ"ש.

והנה השאלות, עבור כל אחת מהסיטואציות הנ"ל בנפרד:

1. האם אני חייב להפקיד את הכסף בחשבון פקדון או שמותר לי להפקיד בחשבון הפרטי של המשרד?

2. הפקת חשבונית/קבלה ללקוח: האם אני יכול להשתמש באותו פנקס חשבונית מס/קבלה (זה שבו אני משתמש כדי לתת חשבונית מס על שכ"ט שקיבלתי ממנו) או שעלי להזמין פנקס נפרד? איפה בחשבונית אני רושם את זה – האם תחת "הוצאות" או "פקדון"? האם בטור של "ללא מע"מ" עבור סיטואציה א' ובטור של "עם מע"מ" בסיטואציה ב'?

3. היכן אני עורך רישום של קבלת הכסף מהלקוח? האם באותו פנקס תקבולים? האם בפנקס נפרד? האם בכלל לא ומספיקה החשבונית/קבלה שנתתי ללקוח?

4. כסף שיוצא מחשבון הפקדון (לאחר ששילמתי את הכסף לביהמ"ש או לאחר שהעברתי ללקוח כספים שהופקדו עבורו) – איפה אני רושם את זה? האם בספר תקבולים והוצאות נפרד מזה של המשרד?

אני יודע שיש פה שאלות על הרבה סיטואציות. תשובה קצרה לכל אחד מהמצבים בהחלט תספיק.

תודה מראש על הסבלנות.